Zgodnie z prawem – przedsiębiorcy mogą nadal składać dokumenty i podpisywać je własnoręcznie, ale postępująca technologia i ciągły brak czasu na załatwianie formalności sprawił, że dopuszczono składanie podpisu w formie elektronicznej. Rozróżniamy dwa podpisy: zaufany i kwalifikowany.
Tak naprawdę niewiele osób wie, czym różni się podpis zaufany od podpisu kwalifikowanego, gdyż urzędy dopuszczają oba rozwiązania. W praktyce jednak bardzo często są one ze sobą mylone, a co warto podkreślić podpisy te nie są tożsame.
Czym tak naprawdę różnią się te dwie formy podpisu?
Czy bez istotnego wpływu pozostaje kwestia w jaki sposób przedsiębiorca złoży swój podpis?
Jakie ma znaczenie czy dokument zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czy podpisem zaufanym?
Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.
Każda osoba fizyczna, która posiada numer PESEL ma możliwość założenia profilu zaufanego, który jest bezpłatnym narzędziem pozwalającym na elektroniczny kontakt z organami administracji. Za pomocą podpisu zaufanego można wysyłać na bezpłatnej platformie (tj. założonym koncie) wnioski lub pisma, a także odbierać dokumenty urzędowe. Profil zaufany umożliwia potwierdzanie tożsamości, a także podpisywanie dokumentów – podpisem zaufanym. Posiadając zatem profil zaufany i dysponując podpisem zaufanym – możemy wiele spraw urzędowych załatwić bez wychodzenia z domu (np. zarejestrować samochód, czy złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego). Przedsiębiorca natomiast drogą elektroniczną może bez problemu zarejestrować lub czasowo zawiesić swoją działalność gospodarczą, zarejestrowaną w CEIDG, a także ją zlikwidować. Podpis zaufany jest ważny przez 3 lata. Po upłynięciu tego czasu istnieje oczywiście bezpłatna możliwość jego przedłużenia na kolejny okres. Co ważne: profil zaufany możemy uzyskać tylko w banku lub przez ePUAP.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to ma o wiele szersze zastosowanie niż podpis zaufany. Przede wszystkim jest jak podpis własnoręczny. Ma taką samą moc prawną jak podpis złożony tradycyjnie. Każdorazowe złożenie podpisu kwalifikowanego jest potwierdzane specjalnym, kwalifikowanym certyfikatem, które umożliwia dokonanie weryfikacji osoby, która złożyła podpis. W odróżnieniu od podpisu zaufanego, za podpis kwalifikowany trzeba uiścić opłatę. Podpis jest zazwyczaj ważny przez dwa lata. Jego roczny koszt wynosi ok. 300 zł. Po tym czasie opłata za kolejne lata jest niższa (niż ta związana z jego założeniem). Podpis można kupić u kwalifikowanych dostawców, których wykaz jest dostępny na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Złożony podpis elektroniczny możemy w łatwy sposób sprawdzić, chociażby poprzez stronę: https://puesc.gov.pl/wer/ dzięki której zweryfikujemy jego poprawność i ważność.
Istotną różnicą złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego od wcześniej wspomnianego podpisu zaufanego jest to, że może być on używany nie tylko do kontaktu z urzędami. Umożliwia on zawieranie umów cywilnoprawnych na odległość, podpisywanie i składanie do KRS sprawozdań finansowych lub branie czynnego udziału w aukcjach (chociażby na elektronicznych platformach przetargowych). Posiadanie zatem podpisu kwalifikowanego pozwala na zawarcie każdej umowy, za wyjątkiem dokumentu, który wymaga formy szczególnej (tj. sporządzenia aktu notarialnego).
Posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest także przydatne dla pracodawców. Mogą oni na odległość nie tylko zawrzeć z przyszłymi pracownikami umowę o pracę, ale również ją wypowiedzieć bądź rozwiązać bez wypowiedzenia.
Posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego niesie za sobą wiele korzyści, ponieważ nie tyko ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorcom, ale też pozwala na prowadzenie spraw online, oszczędzając czas. Przedsiębiorca nie musi już jeździć do urzędów, stać w długich kolejkach, drukować dokumentów i przygotowywać ich do wysyłki. Każda instytucja ma obowiązek przyjąć złożone w ten sposób pisma czy wnioski. Przedsiębiorcy mogą załatwić wszystkie sprawy o dowolnej dla nich porze, tak naprawdę przez całą dobę. Podsumowując, podstawową różnicą składania podpisów elektronicznych są ich obszary wykorzystywania. Profilem zaufanym przedsiębiorcy mogą załatwić wyłącznie sprawy urzędowe. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma dużo szersze zastosowanie. Można dzięki niemu podpisywać dokumenty (np. wnioski, polisy, czy też składać oświadczenia woli) dla Towarzystw Ubezpieczeniowych, które honorują jedynie tę formę podpisu.