Wadium jest określoną kwotą składaną wraz z ofertą zamawiającemu przed przystąpieniem do przetargu. Uczestnik potwierdza w ten sposób chęć wzięcia udziału w postępowaniu. Wadium wnoszone jest najczęściej w formie pieniężnej lub niepieniężnej, tj. w postaci gwarancji ubezpieczeniowej/bankowej lub też poręczenia.
Przy składaniu wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej istotną kwestią jest termin związania ofertą. Okres ważności zabezpieczenia określany jest w dokumentach przetargowych i musi obejmować czas od momentu złożenia oferty do ostatniego dnia jej upływu, czyli np. podpisania umowy (w przypadku wygrania postępowania przetargowego). Jeżeli oferent nie wywiąże się ze swoich zobowiązań i od nich odstąpi, wówczas zamawiający może zatrzymać wadium jako „rekompensatę” za poniesione straty związane z brakiem wyłonienia wykonawcy.
Kiedy następuje zwrot wadium?
Wadium, zgodnie z prawem, zwracane jest niezwłocznie przez zamawiającego tj. z chwilą zakończenia przetargu, np. w sytuacji, gdy oferta złożona przez oferenta została wybrana jako najkorzystniejsza i uczestnik postępowania nie uchylił się od skutecznego zawarcia umowy. Po obustronnym zawarciu porozumienia z wyłonionym wykonawcą zabezpieczenie zwracane jest pozostałym oferentom (niezależnie od wcześniejszego wyboru formy składania przez nich wadium), nie wcześniej jednak niż po zakończeniu postępowania przetargowego. Zwrot wadium następuje na wniosek oferenta. Oferta, która wpłynęła wraz z wadium po wyznaczonym w dokumentach zamówienia terminie składania ofert nie jest brana pod uwagę i wadium wówczas podlega natychmiastowemu zwrotowi.
Przedłużenie związania ofertą
Jeżeli okres obowiązywania gwarancji wadium się kończy, a zamawiający nadal nie podjął decyzji w sprawie wyboru wykonawcy powinien on przed terminem planowanego, zgodnie z dokumentami zamówienia, zakończenia przetargu – zwrócić się do oferentów o przedłużenie złożonych w postępowaniu ofert. Tego typu wezwanie może być wysłane tylko jeden raz w trakcie trwania danego postępowania przetargowego. Czas wydłużenia terminu nie może przekroczyć 30 dni dla postępowań odbywających się w ramach procedury krajowej, a 60 dni w unijnej. Gdyby jednak doszło do sytuacji, że podpisanie umowy miałoby nastąpić dzień po terminie końcowym związania ofertą (a zamawiający nie wystąpił do oferentów o przedłużenie wadium), wykonawca zgodnie z prawem może odstąpić od podpisania umowy, bez ponoszenia żadnych konsekwencji. Co więcej prawo dopuszcza, także możliwość wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawcy po upływie terminu związania ofertą, jednakże wyłącznie za zgodą wyłonionego oferenta.
Ważność gwarancji wadialnej
Zgodnie z prawem, w przypadku składania wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej nie ma konieczności wydłużania gwarancji o dodatkowe dni (na co do tej pory wskazywało orzecznictwo KIO). Zgodnie z opinią prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczącą okresu związania ofertą pt. „Gwarancja wadialna w kontekście terminu związania ofertą i żądania zapłaty w terminie jej obowiązywania” zostało potwierdzone, że gwarancje wystawione i zrównane z okresem związania ofertą są dokumentami sporządzonymi prawidłowo. Do tej pory w sytuacji, gdy gwarancja wygasała w ostatnim dniu związania ofertą zamawiający mogli odrzucać oferty bądź żądać od oferentów ustanawiania dodatkowego terminu obowiązywania zabezpieczenia (na wypadek uchylenia się od skutecznego zawarcia umowy i braku możliwości złożenia w terminie roszczenia o wypłatę sumy gwarancyjnej do gwaranta/banku lub poręczyciela, który wystawił zabezpieczenie). Dotychczasowe orzecznictwo KIO nie było „precyzyjne”, stąd Sąd Zamówień Publicznych ostatecznie ujednolicił to stanowisko. Zatem, w świetle przepisów zawartych w art. 97 ust. 5 ustawy Prawa Zamówień Publicznych (Pzp), a także art. 98 ust. 1 pkt 1 ustawy nie ma podstawy prawnej, która nakładałaby na oferentów obowiązek wydłużenia wadium po upływie terminu związania ofertą. W konsekwencji nie ma żadnej przesłanki do odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp. Dodatkowo zgodnie z wyrokiem z dnia 22 kwietnia 2022 r. (sygn. akt: XXIII Zs 13/22) Sąd przyznał, że przepisy ustawy Pzp nie zakładają konieczności wprowadzenia dodatkowego terminu na zgłoszenie roszczenia przez zamawiającego do gwaranta/banku, czy też poręczyciela po upływie okresu związania ofertą, co budziło wątpliwości i było problematyczne, a w konsekwencji prowadziło do licznych sporów, rozstrzyganych na drodze sądowej.