W związku z wejściem w życie nowej ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) coraz częściej w specyfikacjach przetargowych spotyka się określenie zaliczki. W myśl art. 442 tejże ustawy zamawiający może na poczet wykonania zamówienia przez wykonawcę udzielić mu zaliczki (jeżeli przewidział taką możliwość w zamieszczonym ogłoszeniu o zamówieniu bądź w dokumentach przetargowych). Wykonawca, otrzymujący zaliczkę nie musi angażować własnych środków finansowych przystępując do realizacji zadania. Jej udzielenie umożliwia mu m.in. zakup materiałów niezbędnych do realizacji kontraktu, co stanowi istotne wsparcie przy jego realizacji i minimalizuje ryzyko niewywiązania się przez niego z zobowiązań względem Zamawiającego.
Zamawiający przyznaje zaliczkę na poczet wykonania zamówienia w przypadku umów zawieranych z wykonawcami na okres dłuższy niż 12 miesięcy (przy czym udzielana zaliczka nie może być niższa niż 5 % wartości należnego wykonawcy wynagrodzenia).
Przepisy ww. ustawy nie precyzują zakresu informacji, jakie miałyby się znaleźć w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, dotyczących udzielania zaliczek. Nie określają również liczby zaliczek, jakie mogą zostać udzielone przez zamawiającego ani ich maksymalnej wysokości, dlatego też decyzja w tym zakresie należy każdorazowo od woli zamawiającego.
W związku z powyższym, jeżeli dany wykonawca potrzebowałby kolejnych zaliczek, niezbędnych do wykonania zamówienia (czyli zakresu swoich prac przewidzianych w umowie) byłoby to możliwe jedynie pod warunkiem, że udowodniłby on zamawiającemu, że wykonał zamówienie w zakresie wartości poprzednio udzielonej mu zaliczki. Na wykonawcy spoczywa zatem obowiązek nie tylko wystawienia faktury VAT, która potwierdzałaby wykonanie zamówienia, ale także przedstawienia dokumentacji zrealizowanego przez niego zakresu. Dokumentem, który mógłby stwierdzić, że dany wykonawca wywiązał się z ustalonego zakresu może być np. protokół odbioru wykonanej usługi, protokół odbioru dostawy bądź protokół odbioru roboty budowlanej. Dokładny opis, potwierdzający sposób wykonania wartości zamówienia (na które zostały udzielone wykonawcy zaliczki) powinien być określony w umowie, zawieranej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.
Zatem, jeżeli w umowie zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia zaliczki to zgodnie z ustawą PZP może żądać od wykonawcy jej przedłożenia w jednej lub kilku formach określonych w art. 442 ust. 3 pkt 1-7. Spośród zaproponowanych w ustawie możliwości ustawodawca wskazuje m.in. na gwarancję ubezpieczeniową, w której towarzystwo ubezpieczeniowe zobowiązuje się do wypłaty środków pieniężnych (tj. sumy gwarancyjnej) zamawiającemu, w sytuacji kiedy wykonawca nie rozliczy zaliczki, nie zwróci jej w określonym terminie lub wykorzysta ją niezgodnie z przeznaczeniem, na który została mu udzielona w ramach realizacji kontraktu (określonego w umowie). Wysokość zaliczki jest równa wartości jej zabezpieczenia. Jej poziom zazwyczaj waha się pomiędzy 10% a 50% wartości całego kontraktu (wynagrodzenia). Zatem, aby otrzymać gwarancję zwrotu zaliczki wykonawca powinien złożyć wniosek do towarzystwa ubezpieczeniowego i przedłożyć mu dokumenty rejestrowe i finansowe prowadzonej przez niego działalności, wraz z umową, na podstawie której miałaby zostać udzielona zaliczka. Koszt zabezpieczenia ustalany jest przez ubezpieczyciela każdorazowo, po dokonaniu analizy sytuacji finansowej wnioskodawcy i jego zdolności do wykonania kontraktu. Wysokość samej składki zależy od sumy gwarancyjnej i okresu ważności zabezpieczenia. Stawka za realizację zabezpieczenia zwrotu zaliczki w formie gwarancji ubezpieczeniowej oscyluje pomiędzy 3% a 6% sumy gwarancyjnej w skali roku, przez co jest coraz częściej wybieraną formą zabezpieczenia, ze względu na bardzo atrakcyjny koszt jej sporządzenia. Gwarancja zwrotu zaliczki nie tylko umożliwia podniesienie płynności finansowej wykonawcy, ale także ogranicza jego zapotrzebowanie na produkty kredytowe. Dlaczego? Ponieważ rynek jeszcze nie ustabilizował się po covidzie, a inflacja nadal utrzymuje się na wysokim poziomie – dlatego uzyskanie zaliczki na poziomie 1 mln zł w stosunku do ceny za gwarancję jej zwrotu (koszt gwarancji to zaledwie kilka tysięcy złotych) jest naprawdę dużym odciążeniem finansowym na samym początku wykonywania zamówienia przez przedsiębiorcę.
Gwarancja zwrotu zaliczki jest dedykowana dla wszystkich podmiotów, prowadzących działalność gospodarczą, którzy podpisali kontrakt na realizację prac lub są podwykonawcami, świadczącymi usługi wobec głównego wykonawcy kontraktu. Gwarancja zwrotu zaliczki jest stosowana w sytuacji, gdy zamawiający finansuje wykonanie kontraktu poprzez wypłacenie zaliczki wykonawcy na jego realizację.
Zaliczka udzielona wykonawcy umożliwia mu zakup materiałów niezbędnych do wykonania kontraktu bez konieczności angażowania własnych środków finansowych. Warto zauważyć, że wypłata zaliczki dla zamawiającego jest obarczona ryzykiem związanym z niewłaściwym wykorzystaniem kwoty lub braku jej zwrotu w przypadku niewykonania zobowiązania. Aby zminimalizować to zagrożenie zamawiający często uzależnia udzielenie zaliczki od wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia zwrotu zaliczki w całości bądź w jej części.
Wymóg wniesienia zabezpieczenia w ww. formach nie jest obligatoryjny, chyba że przewidywana wartość zaliczek przekroczy poziom 20% wysokości wynagrodzenia wykonawcy. W takiej sytuacji (gdy zachodzi konieczności wniesienia zabezpieczenia zaliczki) na zamawiającym spoczywa obowiązek określenia w umowie formy jej zabezpieczenia, sposobu wniesienia i zwrotu, a także wysokości zabezpieczenia.
Warto nadmienić, że w ostatnich miesiącach można zaobserwować zaostrzenie polityki względem przyznawanych przez towarzystwa ubezpieczeniowe limitów na produkty, związane ze zwrotem zaliczki. Na to zjawisko składa się m.in. utrzymujący się wzrost inflacji (chociaż ta, powoli zaczyna spadać) i związany z nią wzrost cen materiałów czy kosztów zatrudnienia. W tej sytuacji gwaranci niechętnie udzielają gwarancji w ramach standardowych zabezpieczeń, ale oczekują dodatkowego zabezpieczenia (chociażby w postaci nieobciążonej hipoteki). Dodatkowo, w przypadku udzielania zabezpieczeń – towarzystwa ubezpieczeniowe, u których wykonawcy zabezpieczali należyte wykonanie kontraktu w formie gwarancji ubezpieczeniowej, nie chcą drugi raz (w ramach tego samego kontraktu) angażować się w udzielenie gwarancji zwrotu zaliczki. Z kolei inni gwaranci – możliwość sporządzenia gwarancji – uzależniają od dotychczasowej współpracy, oferując zabezpieczenie tylko dla swoich wieloletnich klientów, bądź jak w przypadku chociażby towarzystwa TUZ TUW w ogóle wstrzymują się z ich udzielaniem. Niemniej jednak zabezpieczenie zwrotu zaliczki w formie gwarancji ubezpieczeniowej daje korzyści, zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy. Wykonawcy daje możliwość podjęcia wstępnych działań bez konieczności uruchamiania środków własnych. Zamawiającemu umożliwia podwójne sprawdzenie kontrahenta, ponieważ sama zaliczka jest dobrą formą badania jego wiarygodności i dodatkowo wzmacnia zabezpieczenie (mające na celu poprawne wykonanie umowy). Dlatego przedstawienie zabezpieczenia w tej formie zdaje się najlepszym, chociaż niezbyt łatwym rozwiązaniem dla wykonawcy.