Wadium jest zazwyczaj obligatoryjnym elementem każdego postępowania, ogłaszanego przez zamawiającego (podmiot ogłaszający przetarg lub aukcję). Sformułowanie „obligatoryjne” odnosi się do sytuacji, kiedy jego wniesienie jest przewidziane w dokumentach przetargowych. Wówczas wysokość żądanego wadium jest określana każdorazowo i może wynosić maksymalnie 3% szacowanej wartości danego zamówienia (chociaż często w praktyce zdarza się, że jest ono wyższe). Wadium – stanowi, więc określoną sumę pieniędzy składaną zamawiającemu, w celu zabezpieczenia jego interesów.
Z produktem, jakim jest wadium mamy do czynienia najczęściej w przetargach ogłaszanych przez podmioty publiczne, ale nie oznacza to, że nie będziemy mieli z nim styczności w postępowaniach organizowanych przez podmioty prywatne, które mogą sobie zastrzec jego wniesienia przed dokonaniem ostatecznego wyboru wykonawcy, aby nie uchylili się oni od podpisania umowy.
Wadium zostało zdefiniowane w art. 704 Kodeksu Cywilnego:
„§ 1. W warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium).
§ 2. Jeżeli uczestnik aukcji albo przetargu, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator aukcji albo przetargu może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z przedmiotu zabezpieczenia. W pozostałych wypadkach zapłacone wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Jeżeli organizator aukcji albo przetargu uchyla się od zawarcia umowy, ich uczestnik, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.”
Zatem przedsiębiorca, który chce przystąpić do wykonania zamówienia wnosi wadium zamawiającemu w chwili składania przez niego oferty w ogłoszonym przetargu. Niezłożenie wadium lub jego złożenie po ustalonym przez zamawiającego terminie wiąże się z odrzuceniem oferty przedsiębiorcy, który ubiegał się o wykonanie zamówienia.
W Ustawie o Prawie Zamówień Publicznych określone zostały formy wnoszenia wadium jakie akceptowane są w danym postępowaniu publicznym, organizowanym przez zamawiającego. Złożenie, zatem zabezpieczenia wadium w innej formie, niż została ona przewidziana w ustawie, powoduje nieskuteczne jego wniesienie i odrzucenie oferty danego przedsiębiorcy.
Do najczęściej stosowanych przez oferentów form składania wadium zaliczyć możemy: formę pieniężną (gotówkę) i gwarancje ubezpieczeniowe. W ostatnich latach coraz częściej ma miejsce składanie wadium w postaci poręczeń udzielanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, które także zostały wymienione w Ustawie o Prawie Zamówień Publicznych, jako jedna z form wniesienia wadium. Rzadziej stosowane są natomiast gwarancje bankowe.
Jeżeli mielibyśmy mówić o najwygodniejszym i najszybszym sposobie złożenia wadium do przetargu, możemy jednoznacznie wskazać formę pieniężną. Nie oznacza to jednak, że jest ona z perspektywy przedsiębiorcy najlepszą opcją wyboru. Wadium składane w tej formie oznacza nic innego jak wpłatę środków pieniężnych na wskazany przez zamawiającego rachunek bankowy, który możemy znaleźć najczęściej w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Warto, jednak podkreślić, że dokonywana wpłata musi znaleźć się na rachunku bankowym zamawiającego do ustalonej przez niego godziny, do której przyjmowane są oferty. Brak środków pieniężnych do określonej godziny oznacza nieskuteczne wniesienie wadium i skutkuje odrzuceniem oferty przedsiębiorcy. Korzystniej dla przedsiębiorcy (szczególnie pod względem finansowym) jest złożenie zabezpieczenia wadium w postaci gwarancji czy poręczenia, które są produktem stosunkowo niedrogim, a wystawianym nawet do 90 dni (zatem w przypadku zmiany terminu składania ofert, przedsiębiorca nie musi ponownie płacić składki za wydłużenie terminu obowiązywania wadium, a także blokować gotówki na kolejny miesiąc).
Wadium w formie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej musi mieć formę pisemną i musi zostać złożone w oryginale. Treść dokumentu nie jest uregulowana ustawowo, co oznacza, że jest opracowana przez gwaranta. Co ważne gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe powinny określać precyzyjnie beneficjenta oraz cel ustanowionego zabezpieczenia, czyli w przypadkach zamówień publicznych wadium, musi zostać przypisane do konkretnego postępowania (w gwarancji powinna być podana nazwa tego postępowania, numer, data). Ponadto, w gwarancjach należy wskazać przypadki, w których nastąpi zapłata gwarantowanej kwoty opisowo, albo też przypadku, w których wadium zostanie zatrzymane. Gwarancje wystawione przez banki lub ubezpieczycieli powinny także zawierać klauzule o nieodwoływalności gwarancji, jej bezwarunkowości oraz zapis o dokonaniu zapłaty na pierwsze żądanie. Standardowe procedury, dotyczące wydawania gwarancji, stosowane przez banki i firmy ubezpieczeniowe wymagają, co prawda przedstawienia licznych dokumentów uwiarygadniających sytuację oferenta, ale sam proces ich wystawienia przebiega bardzo sprawnie (ze względu na elektronizację – gwarancje i poręczenia są wystawiane w formie elektronicznej i wysyłane do zamawiających mailem) i w odniesieniu do kwot wadium pozostających do wniesienia – są produktami niedrogimi, przez co umożliwiają przedsiębiorcom startowanie w wielu przetargach jednocześnie, bez konieczności blokowania gotówki.