Ujemny kapitał jest zagrożeniem dla przedsiębiorstwa. Pojawia się wtedy, gdy strata przewyższa sumę kapitału zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zakładowego.

O kapitałach możemy mówić w przypadku prowadzenia pełnej księgowości przez podmioty, dla których ta forma jest obligatoryjna, ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (należą do nich m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne, czy też jednostki działające dzięki subwencjom i dotacjom), bądź w sytuacji przedsiębiorstw zobligowanych do jej wdrożenia wskutek osiągniętych przychodów netto za poprzedni rok (limit na rok 2023 został ustalony na dzień 1 października 2022 i wynosi 9 654 400 zł). Pełną księgowość w tym przypadku będą musiały wdrożyć wszystkie osoby fizyczne, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Pełna księgowość pozwala uzyskać większą przejrzystość danych, odnosząc się do przychodów i rozchodów danego podmiotu gospodarczego, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na jej dobrowolne prowadzenie pomimo braku ciążącego na nich takiego obowiązku (nie spełniają wyżej wspomnianych kryteriów).

Dlaczego prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dla niektórych podmiotów niezbędne?

Prowadzenie pełnej księgowości jest niezwykle istotne w przypadku firm, które obracają znacznym kapitałem. Rozwiązanie to pozwala w nieznacznym stopniu zapobiegać oszustwom finansowym oraz podatkowym. Co ważne, prowadzenie ksiąg rachunkowych daje również dużą przejrzystość w zakresie księgowości, podnosząc wiarygodność przedsiębiorstwa na rynku. Dane ujmowane w księgach są ogólnodostępne dla organów państwowych, osób fizycznych i wszelkich podmiotów gospodarczych związanych z firmą (jak kontrahenci, inwestorzy czy udziałowcy).

Decydując się na prowadzenie księgi rachunkowej należy skrupulatnie przeanalizować, czy dany podmiot posiada składniki określone w bilansie według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, czyli posiada majątek (nazywany w bilansie: aktywami trwałymi i obrotowymi) oraz źródła jego finansowania (czyli pasywa, w skład których wchodzą kapitały własne i zobowiązania).

Ujemny kapitał ujawniony w bilansie

Kapitał własny jest to część pasywów, który został wniesiony do jednostki albo jest efektem prowadzenia działalności (którą z założenia będzie stale finansować).

Sytuacja, w której podmiot gospodarczy wykazuje ujemny kapitał jest niezwykle niepokojący zarówno dla właścicieli, jak i wierzycieli. Kapitał własny stanowi bowiem fundament przedsiębiorstwa, potwierdzający zasadność jego działalności. Kapitał spółki ma też za zadanie ograniczenie ryzyka związanego z jego prowadzeniem. Gdy, zatem jego wartość jest ujemna, poziom bezpieczeństwa takiego podmiotu wynosi zero i firma jest zagrożona.

Kapitał ujemny – co to oznacza?

Należy na samym początku zadać sobie pytanie, jakie zagrożenia dla firmy stwarza „posiadanie” ujemnych kapitałów własnych w kontekście zawierania nowych inwestycji czy zaciągania zobowiązań. Ujemny kapitał zniechęca inwestorów do finansowania działalności, ponieważ wiąże się to z dużym ryzykiem i możliwą stratą zainwestowanych przez nich pieniędzy. Z odmową pomocy, w takiej sytuacji, możemy spotkać się również w banku, który na podstawie przeprowadzonej analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa może nie udzielić pożyczki, ani kredytu, dlatego ważne jest, aby spółka przy nawet drobnych kłopotach finansowych od razu podjęła działania.

Zatem, jeśli wartość kapitału stale się zmniejsza to podważa to sens istnienia takiego podmiotu gospodarczego na rynku. Ujemny kapitał jest sygnałem wysyłanym do wierzycieli (że ich zobowiązania mogą pozostać nieuregulowane) oraz inwestorów, że ich środki pieniężne (przeznaczone na inwestycje) mogą się im nigdy nie zwrócić.

Kontynuowanie prowadzenia działalności powinno stanowić dla ich właścicieli cel długoterminowy. Możliwość osiągnięcia go jest oczywiście łatwiejszy, gdy dany podmiot wypracowuje zyski. Strata netto prowadzi bowiem do zmniejszenia kapitału własnego, co w konsekwencji może zmusić przedsiębiorcę do konieczności uzupełnienia go kapitałem obcym.

Zasadniczymi przesłankami prowadzącymi do zakończenia działalności są opóźnienia w regulowaniu zobowiązań pieniężnych, które przekraczają okres 3 miesięcy (lub gdy wartość zobowiązań jest wyższa od majątku w okresie ostatnich 24 miesięcy).

Istotnym objawem, wskazującym na pogarszanie się sytuacji przedsiębiorstw jest również osiągnięcie wartości połowy kapitału zakładowego względem kapitału własnego (określonego w KRS). W takiej sytuacji zarząd musi niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu podjęcia uchwały, dotyczącej dalszego funkcjonowania działalności, co wiąże się również z wprowadzeniem programu naprawczego. Plan naprawczy ma przede wszystkim na celu określić działania i wprowadzić w życie takie zmiany, aby nie doprowadziły one do upadłości spółki. Można (o ile jest to jeszcze możliwe i ma to sens) dokapitalizować działalność poprzez podwyższenie kapitału zakładowego, wniesienie dopłat, bądź zaciągnięcie pożyczek przez wspólników. Innymi rozwiązaniami mogą też być: wprowadzenie zewnętrznego inwestora, dokonanie połączenia z inną spółką, przekształcenie, czy też zmiany kadrowe. Przedsiębiorstwa z reguły zdają sobie sprawę z tego, z czym wiążą się ujemne kapitały i starają się tak zarządzać finansami firmy, aby nie doprowadzić do takiego stanu rzeczy.