Towarzystwa Ubezpieczeniowe do określenia możliwości udzielenia gwarancji ubezpieczeniowej na samym początku przeprowadzają szczegółową ocenę zdolności wnioskodawcy oraz ryzyka związanego z zabezpieczeniem kontraktu. Obie analizy mogą być dokonywane przez Ubezpieczyciela równolegle, co umożliwia szybsze uzyskanie informacji zwrotnej.
W zależności od rodzaju prowadzenia działalności gospodarczej, możemy rozróżnić kilka zestawów dokumentów, na podstawie których Gwarant może dokonać wstępnej oceny kondycji przedsiębiorstwa i udzielić mu gwarancji ubezpieczeniowej. Ilość dokumentów oraz ich rodzaj jest uzależniony od jednostki, która ubiega się o uzyskanie zabezpieczenia.
Poniżej, rozpatrzone zostaną 2 podmioty: jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z o.o.
➡ Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będą musieli przedłożyć:
- dokumenty rejestrowe (CEIDG, nadanie NIP oraz REGON),
- deklaracje PIT za ostatnie 3 lata wraz z dowodami złożenia w Urzędzie Skarbowym,
- dokumenty finansowe za ostatni okres rozliczeniowy (księgę przychodów i rozchodów lub bilans i rachunek zysków i strat bądź F01),
- jeżeli są na pełnej księgowości – dodatkowo bilans i rachunek zysków i strat za ostatnie 3 lata,
- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i Urzędu Skarbowego (wydane do 3 miesięcy),
- aktualne opinie banków prowadzących rachunki bieżące i kredytowe (nie starsze, niż 3 miesiące) – zawierające podstawowe informacje na temat obsługi rachunku i braku zajęć egzekucyjnych oraz tytułów komorniczych,
- deklarację majątkową Właściciela (a w przypadku ustanowionej rozdzielności majątkowej – akt rozdzielności w formie aktu notarialnego).
➡ Natomiast w skład wymaganych dokumentów dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możemy przyjąć:
- dokumenty rejestrowe (KRS, nadanie NIP oraz REGON),
- umowę spółki,
- zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i Urzędu Skarbowego (nie starsze, niż 3 miesiące),
- aktualne opinie banków prowadzących rachunki bieżące i kredytowe (wydane do 3 miesięcy) – zawierające informacje, że rachunek jest prowadzony prawidłowo i nie ma na nim żadnych zajęć egzekucyjnych oraz tytułów komorniczych,
- dokumenty finansowe za ostatni okres rozliczeniowy (bilans i rachunek wyników lub F01),
- bilans i rachunek zysków i strat za ostatnie 3 lata,
- oświadczenie poręczyciela – wymagane jako dodatkowe zabezpieczenie, oferowane w postaci poręczenia
- raport i opinia biegłego, jeśli są wymagane.
Ponadto niezbędnym dokumentem do udzielenia gwarancji kontraktowej dla obu wyżej wymienionych form jest złożenie wniosku o zabezpieczenie kontraktu wraz z podaniem jego parametrów, np. w postaci dołączenia do niego kopii zawartej umowy wraz z harmonogramem bądź wzoru umowy wraz ze specyfikacją przetargową, informacją z otwarcia ofert i pismem o wyborze oferty.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji o udzieleniu gwarancji Ubezpieczyciele mogą wystąpić dodatkowo o przesłanie aktualnych referencji (mają one na celu weryfikację doświadczenia Wnioskodawcy przy realizacji kontraktów, podobnych gabarytowo do wnioskowanego zabezpieczenia, w odniesieniu do terminu realizacji, czy też kwoty wynagrodzenia), wykazu środków trwałych, stanu zapasów i posiadanych środków pieniężnych, czy też podania informacji o aktualnie wykonywanych kontraktach i najbliższych fakturowaniach, mających wpływ na płynność i rentowność ocenianego przedsiębiorstwa w najbliższej perspektywie.
Jeżeli poddane analizie dokumenty nie będą zabezpieczały roszczeń zwrotnych Gwaranta co do Wnioskodawcy gwarancji, Towarzystwo będzie wymagało ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia majątkowego, np. w postaci poręczenia wekslowego lub dobrowolnego poddania się egzekucji, które zastępuje wyrok lub nakaz zapłaty i jest dokonywany w formie aktu notarialnego bądź rzeczowego (w formie kaucji pieniężnej wpłacanej na konto Gwaranta, wpisu do hipoteki na nieobciążonej nieruchomości Wnioskodawcy, czy też zastawu rejestrowego lub przewłaszczenia rzeczy ruchomych). Jeżeli Wnioskodawca korzysta dodatkowo z usług Brokera, do złożenia wniosku w jego imieniu nieodzownym dokumentem byłoby przedłożenie, także stosownego pełnomocnictwa.